Tiga tahun, tiga handover notes

Menjelang akhir tahun ini, saya membuat handover notes karena saya akan pindah posisi di kantor. Saat  mulai menulis handover notes, saya menyimpan di server kantor di folder bagian handover notes dan baru sadar, bahwa, “Damn! This is my third handover notes in the last three years!”

Tahun 2010, saya menulis handover notes singkat program HIV dan AIDS ke pengganti sementara saya karena saya didapuk menjadi direktur ad interim kantor. Tahun 2011, saya menulis handover notes ke direktur baru kantor sambil bercerita konteks kantor selama saya menjadi pemimpin 13 bulan. Tahun 2012, saya menulis handover notes lagi karena mau pindah posisi.

Antara kaget dan amazed dengan perubahan yang terjadi, tetapi saya menikmati proses menuliskan handover notes. Kecuali untuk handover notes tahun 2010, handover notes 2011 dan 2012 saya tulis dengan agak panjang lebar. Saya berharap si penerus posisi ini nantinya bisa mengetahui konteks lebih dalam soal portofolio yang saya pegang.

Waktu saya menuliskan handover notes 2011, selesai menuliskan untuk update terakhir kondisi kantor dan mengirimkannya ke bos di Belanda dan calon bos, I was crying. Begitu klik send, kok ada airmata ya? Wah, berasa cemen, saya segera lari ke kamar mandi karena malu ketahuan. Sepertinya, some parts of me were missing precisely at the moment I sent the handover notes.

Saya memang enjoy menulis handover notes. Saya rasa karena saya merasa masih bisa membantu (atau lebih tepatnya mempengaruhi) portofolio yang akan saya tinggalkan ke pengganti. Mungkin sedikit mirip post power syndrome, hehehe. Salah satu pembaca handover notes di tahun 2011 bilang ke saya bahwa, “I felt you in the notes.” Oooops.

Kantor kami rutin diaudit (internal) untuk system administrasi kantor. Audit kantor sekitar tanggal 2010 atau 2011 memuji proses perpindahan knowledge dari staff lama ke baru via handover notes. Handover notes memang mekanisme rutin di kantor kami sehingga we do it almost automatically. Bahkan ketika saya cuti hamil, saya buat handover notes. Selesai cuti, saya dapat handover notes update dari pengganti saya. Proses handover notes adalah proses internal kantor kami yang saya rasa, everybody enjoys it.

Apakah saya masih akan bikin handover notes lagi di akhir tahun 2013 supaya genap jadi empat tahun? Only God knows. 😀